רוטציית מספרים במוקד: כמה מספרים באמת צריך, ואיך מחלקים ביניהם את העומס
כמות המספרים שמוקד צריך נגזרת מכמות השיחות היוצאות ביום ומכמה שיחות כל מספר יכול לחייג לפני שהוא מתחיל להישרף מהר. מחלקים את השיחות היומיות בתקרה שאתם קובעים לכל מספר, מוסיפים רזרבה למספרים שיישרפו במהלך החודש, ובודקים לאורך זמן אם התקרה נכונה לפי כמה ימים מספר שורד אצלכם.
למה מספר אחד או שניים לא מספיקים
כשכל השיחות היוצאות של המוקד יוצאות מכמה מספרים בודדים, כל אחד מהם מחייג בהיקף שנראה מבחוץ כמו ספאם, ונשרף מהר. וכשהוא נשרף, חלק גדול מהמוקד מחייג ממספר מסומן בבת אחת.
פיזור על יותר מספרים עושה שני דברים: הוא מאט את השריפה של כל מספר, והוא מקטין את הנזק כשמספר אחד כן נשרף.
איך מחשבים את גודל המאגר
מתחילים מכמות השיחות היוצאות ביום עבודה עמוס. קובעים תקרה שמרנית לכמה שיחות מספר אחד מחייג ביום. מחלקים את הראשון בשני, וזה מספר המספרים שצריכים להיות פעילים בכל רגע.
לזה מוסיפים רזרבה: מספרים נקיים שמחכים בצד כדי להחליף מספרים שיישרפו במהלך החודש. בלי רזרבה, כל שריפה מאלצת את המוקד להעמיס את השיחות על המספרים שנשארו, וזה מאיץ גם את השריפה שלהם.
איך יודעים אם התקרה נכונה
אין מספר נכון אחד שמתאים לכל מוקד. היקף החיוג, איכות הרשימות ואופי השיחות משנים את התמונה לגמרי. לכן מתחילים מהערכה שמרנית ומודדים.
המדד שקובע הוא כמה ימים מספר שורד עד שהוא נשרף. אם המספרים נשרפים מהר מהצפוי, מורידים את התקרה ומגדילים את המאגר. אם הם מחזיקים הרבה זמן, יש מקום להעלות אותה.
איך מחלקים את השיחות בין המספרים
חלוקה שווה עדיפה על חלוקה לפי נוחות. חייגנים רבים מאפשרים להגדיר קבוצת מספרים ולסובב ביניהם, כך שאף מספר לא מחייג הרבה יותר מהאחרים.
כדאי לשמור מספר קבוע לשיחות חוזרות ללקוחות שכבר בתהליך, ולא לסובב אותו. לקוח ששמר את המספר שלכם מצפה לראות אותו שוב, ומספר שמתחלף בכל שיחה נראה לו חשוד בפני עצמו.
תכנון החלפות מראש
מספרים יישרפו, וזה חלק מהתפעול ולא תקלה. מוקד שמתכנן החלפות מראש מחזיק רזרבה של מספרים שנבדקו לפני השימוש, ומחליף מספר שרוף באותו יום שהוא התגלה.
מוקד שלא מתכנן מגלה שריפה מאחוז מענה שיורד, מזמין מספרים בלחץ, ומכניס לחייגן מספרים שאף אחד לא בדק. חלקם מגיעים כבר מסומנים.
שאלות נוספות
כמה שיחות ביום מספר אחד יכול לחייג בלי להישרף?
אין תשובה אחת נכונה לכל מוקד. זה תלוי באיכות הרשימות, באורך השיחות ובכמה נמענים מדווחים. מתחילים מתקרה שמרנית ומתאימים אותה לפי כמה ימים המספרים שורדים אצלכם בפועל.
רוטציה של מספרים לא נראית חשודה בפני עצמה?
מספר שמתחלף בכל שיחה ללקוח קיים כן עלול להיראות חשוד. לכן מסובבים את המספרים לחיוג יוצא ללידים חדשים, ושומרים מספר קבוע לשיחות חוזרות ללקוחות שכבר בתהליך.
כמה מספרי רזרבה כדאי להחזיק?
מספיק כדי להחליף את המספרים שנשרפים אצלכם בחודש רגיל, בלי להמתין להזמנה חדשה. אחרי חודש או חודשיים של מדידה, הכמות הזו מתבררת.